В Україні понад 20 систем е-документообігу — популярних та не дуже, платних та безкоштовних. Така кількість пропозицій свідчить про значний попит, а отже — про зростання популярності е-документообігу. І не дивно, серед найбільших його переваг – економія часу та грошей, зручність, простота та безпечність.

Законодавство України визначає, що основною формою діловодства для установ і підприємств державного сектору є електронна. Це має здійснюватися виключно з використанням системи електронного документообігу, інтегрованої до системи електронної взаємодії.

Система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), яка часто використовується і бізнесом, є найліпшою безкоштовною платформою для переходу в онлайн. Саме завдяки їй можливо створити цифровий простір для електронної взаємодії з органами державної влади.

СЕВ ОВВ призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі, що не містять інформації з обмеженим доступом, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки.

В залежності від способу під’єднання – СЕВ-СЕД (модуль для швидкого підключення) або інтеграційної взаємодії – можна працювати з системою у браузері або інтегрувати систему електронного документообігу з СЕВ ОВВ.

Для підключення до СЕВ ОВВ юридична особа має звернутися до адміністратора СЕВ ОВВ – державного підприємства «Держінформресурс». Заяву можна завантажити з офіційного сайту Підприємства (http://dir.gov.ua/zavntazhennya/zayavi/).

Якщо у вашій установі відсутня система е-документообігу

У такому разі ви можете скористатися підсистемою «Модуль для швидкого підключення до СЕВ ОВВ з функціоналом електронної канцелярії» (надалі – СЕВ-СЕД). СЕВ-СЕД створена за хмарною технологією, має WEB інтерфейс та обмежена п’ятьма робочими місцями користувачів в рамках однієї організації.

СЕВ-СЕД забезпечує мінімальні можливості для організації електронного документообігу в установі. Робоче оточення СЕВ-СЕД – це інтуїтивно зрозумілий WEB інтерфейс з підказками, має функціонал по роботі з документами (сканування, реєстрація, відправка, отримання, автоматичне накладання КЕП, друк тощо) і забезпечує контроль виконання документів (створення завдань, визначення строків, інформування контролерів), формування звітів (по користувачах, по документах, статистична інформація), пошук документів (за всіма можливими реквізитами) та надсилання сповіщень (повідомлення, e-mail, SMS).

Детальнішу інформацію щодо підключення та функціоналу СЕВ-СЕД можна отримати в адміністратора системи за телефоном 044 221-99-37, звернутися на email office@dir.gov.ua або ознайомитись за посиланням http://dir.gov.ua