Під час війни постає потреба у створенні нових документів та відновленні втрачених. На запит керуючих справами та секретарів місцевих рад команда регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Дніпропетровській області провела інформаційну сесію «Робота з документами в ОМС: вимоги до їх створення, систематизації, збереження та відновлення в умовах воєнного стану».
“Ми підготували рекомендації щодо організації роботи з документами. Врахували різні ситуації, в яких можуть працювати ОМС, нові зміни до інструкцій по діловодству, нові вимоги ДСТУ. Розповіли фахівцям громад про вимоги до документування управлінської діяльності, створення та оформлення документів у структурних підрозділах місцевих рад, нагадали про вимоги до систематизації та зберігання документів, а також пояснили алгоритми відновлення документів в умовах дії воєнного стану”, - повідомила Олена Тертишна, керівниця регіонального офісу U-LEAD у Дніпропетровській області.
Особливу увагу приділили відновленню документів, втрачених через бойові дії.
“Ми говорили про створення документів, але в наших умовах також важливо говорити і про їхнє відновлення. Території деяких громад розбомблені, деякі у тимчасовій окупації. В результаті знищена частина документів, а подекуди і всі. Як їх відновити, що робити? ОМС необхідно керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5”, - зазначила Тетяна Коробка, радниця з питань децентралізації та місцевого самоврядування U-LEAD на Сумщині.
Під час роботи над відновленням втрачених документів рекомендується наступний алгоритм дій:
Спікери наголосили, що в акті має бути зафіксована інформація про номер справи або документу, назва і дата, кількість аркушів. Причиною відсутності справи (документа) зазначається «знищено вналідок збройної агресії РФ».
Необхідно також вказати, які документи можуть бути частково або повністю відтворені. Наприклад, щось можна роздрукувати, звернутись до контрагентів, держказначейста, податкової, держгеокадастру, обласної військової адміністрації чи банківських установ, через які здійснювалися операції. Можуть бути і так, що документ можливо відновити на підставі рішення суду. У цьому разі відповідно до статті Стаття 315 ЦПКУ розглядається справа про встановлення фактів, що мають юридичне значення.
“Аналізуйте необхідність та черговість відновлення документів і способи відновлення, наприклад, виготовленням копії чи дублікату. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій визначається інструкцією установи з діловодства. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо”, - додала Вікторія Троценко, радниця U-LEAD з питань децентралізації та місцевого самоврядування на Дніпропетровщині.
Для уникнення втрати документів рекомендуємо декілька простих, проте ефективних рішень:
Також радимо звернути увагу на порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затверджений наказом Мінюстиції України 17 жовтня 2019 року № 3194/5. Згідно цього порядку ОМС може розробити власний документ щодо забезпечення евакуації, зберігання чи знищення.
04 липня 2025
Ради та голови громад залишаться легітимними і після 5 років своїх повноважень
Ради та голови громад залишаться легітимними і...
Усі представники місцевого самоврядування є легітимними і після п'яти років своїх повноважень. Про це заявив...
04 липня 2025
Посилення координації державної регіональної...
Автори: Андрей Хорват, Руслан Поп'юк Регіональна політика дедалі тісніше пов’язується з післявоєнним...
04 липня 2025
ЄС надасть Україні €76 млн на будівництво євроколії Львів–Польща, – Олексій Кулеба
ЄС надасть Україні €76 млн на будівництво...
Європейський Союз ухвалив рішення виділити 76 мільйонів євро грантової допомоги на реалізацію першого етапу...
03 липня 2025
9 липня - вебінар «Застосування трудового законодавства під час "трансформації" ЗЗСО»
9 липня - вебінар «Застосування трудового...
9 липня о 14:00 розпочнеться вебінар від Швейцарського-українського проєкту DECIDE на тему: «Застосування трудового...